En la clase de Gestión de Proyectos, decíamos que un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que funcionan de forma mixta: cada uno y todos. Es decir, que todos deben realizar una determinada función de manera individual y colectiva, ya que si un solo elemento del sistema falla, los demás de alguna manera u otra también lo harán y de esta manera el sistema ya no estaría funcionando de manera correcta. En un sistema cada elemento es importante, ya que para que sea un sistema como tal, debe estar compuesto por varios elementos con distintas funciones. Al hablar de este tema tan importante pienso en el cuerpo humano, ese sistema tan importante y lleno de diversos elementos, en el cual todos los elementos o partes del cuerpo cumplen una determina función y todos son importantes, es decir, que hasta lo que creemos insignificante o poco funcional, es de vital importancia en nuestro cuerpo.

Cuando todos los elementos de un sistema funcionan de manera individual y colectiva se produce algo que conocemos como sinergia y según el Dr. Vladimir Estrada: “La sinergia es el resultado final de un sistema, en el cual todos sus elementos estén funcionando bien, tanto de manera individual como colectiva”. Todo sistema debe brindar resultados, y estos serán positivos o negativos dependiendo de cómo trabaje cada elemento.

Un proyecto también es un sistema, ya que está compuesto por diversos elementos, recursos y pasos que son necesarios para obtener resultados, si no contamos con uno de esos elementos o nos volamos un paso, el proyecto no nos brindará sinergia, no nos llevará a los resultados deseados. Es partiendo de esta idea, que estaremos analizando los requerimientos para el funcionamiento de un proyecto con enfoque sistémico.

Requerimientos para el funcionamiento de un proyecto con enfoque sistémico

Según una investigación en Gemini, los requerimientos para el funcionamiento de un proyecto con enfoque sistémico son los siguientes:

1. Definición de los elementos del sistema:

1. Componentes: identificar todos los elementos que interactúan dentro del proyecto, incluyendo personas, equipos, procesos, información, etc.

2. Interrelaciones: analizar cómo se interconectan los componentes y cómo influyen entre sí.

3. Límites: establecer el alcance del proyecto y definir qué elementos están dentro y fuera del sistema.

2. Análisis del entorno:

1. Factores externos: evaluar las fuerzas y tendencias del entorno que pueden afectar el proyecto, como la competencia, las regulaciones, la economía, etc.

2. Retroalimentación: considerar cómo el entorno puede influir en el funcionamiento del proyecto y cómo el proyecto puede a su vez afectar el entorno.

3. Formulación de objetivos:

1. Visión holística: establecer objetivos que consideren el sistema en su conjunto, no solo las partes individuales.

2. Objetivos SMART: asegurar que los objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo definido.

3. Priorización: ordenar los objetivos según su importancia y su impacto en el sistema.

4. Planificación y gestión:

1. Enfoque sistémico: diseñar un plan que integre todos los componentes del sistema y sus interrelaciones.

2. Flexibilidad: adaptar el plan a medida que se avanza en el proyecto y se recibe información del entorno.

3. Comunicación efectiva: asegurar una comunicación clara y fluida entre todos los actores del proyecto.

5. Monitoreo y evaluación:

1. Indicadores clave: seleccionar indicadores que permitan medir el desempeño del sistema en relación con los objetivos.

2. Retroalimentación continua: recopilar información sobre el funcionamiento del sistema y utilizarla para realizar ajustes y mejoras.

3. Aprendizaje continuo: fomentar una cultura de aprendizaje y adaptación a partir de la experiencia.

Herramientas para la gestión de proyectos con enfoque sistémico:

1. Diagramas de flujo de sistemas

2. Mapas mentales

3. Modelos sistémicos

4. Simulaciones

5. Software de gestión de proyectos

Beneficios del enfoque sistémico:

1. Mayor comprensión del proyecto y sus interrelaciones.

2. Mejor planificación y toma de decisiones.

3. Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación.

4. Optimización del uso de recursos.

5. Mejores resultados y mayor impacto.

En resumen, el enfoque sistémico permite gestionar proyectos de manera integral, considerando las interrelaciones entre los diferentes componentes y el entorno. Esto conduce a una mayor eficiencia, eficacia y éxito en la consecución de los objetivos.

En esa información pudimos confirmar todo lo que les estuve mencionado anteriormente. Hay que tomar en cuenta cada elemento, recurso, herramienta y todo lo que tenga lugar en el proyecto, para poderlo ver edificado y funcionando como un sistema.

Para yo desarrollar mi proyecto futuro, ese que les mencionaba en mi primer artículo (Mi Proyecto Anhelado) partiendo del enfoque sistemático debo tomar en cuenta los requerimientos que nos brindó la investigación a través de Gemini, sin dejar ninguno de ellos fuera porque todos juntos conforman mi proyecto como un sistema. También tomaría en cuenta las cuatro funciones principales de la administración, que son planificación, organización, dirección y desarrollo, ya que de esta manera se podrán integrar todos los elementos que funcionarán de manera individual y colectiva. Es importante recordar que para gestionar un proyecto hay que tener un proyecto, pero también hay que saber, saber hacer, saber ser, querer hacer y poder hacer para poder llegar a la sinergia. Es decir, que si no tengo dominio de mi idea de proyecto, no podré gestionarlo a través del enfoque sistémico ni a través de los demás enfoques.

A parte de enfocarnos en el enfoque sistémico del proyecto, debemos mirar hacia el enfoque estratégico y el de procesos.

Al hablar del enfoque estratégico, no podemos evitar pensar en estrategias. Cuando hablamos de estrategias, estamos haciendo referencia a decisiones que nos encaminan a acciones y a resultados, en los cuales podremos ver nuestros objetivos consensuados. Esto quiere decir que, en el proceso de puesta en marcha de un proyecto, se tendrá que tomar decisiones para poder alcanzar objetivos, para poder alcanzar los resultados esperados o superiores. El enfoque estratégico nos acompañará, tanto en la edificación y labor interna del proyecto como el funcionamiento del mismo de cara al público.

Según una investigación en Gemini: “El enfoque estratégico en la gestión de un proyecto juega un papel fundamental para asegurar el éxito del mismo. Se trata de alinear el proyecto con la visión, misión y objetivos estratégicos de la organización, de manera que se obtengan resultados tangibles y se contribuya al logro de las metas generales”.

Ahora bien, ya tenemos el enfoque sistémico y el estratégico, pero estos conllevan procesos, conllevan seguir diferentes pasos y es aquí donde entramos al enfoque de procesos. Cuando hablamos de procesos, estamos haciendo referencia a un conjunto de pasos que se dan de manera secuencial y cada uno de ellos le brinda insumos (informaciones) a los demás, es decir, que el paso uno le brinda información al dos y este al tres y así sucesivamente hasta llegar a la sinergia o resultado final, pero no podemos volarnos ningún paso para poder triunfar.

Finalmente, estos enfoques tienen lugar en cualquier tipo de proyecto que desees realizar, solo debes adaptarlos a todo lo que conlleva el mismo sin dejar ningún elemento fuera, para que pueda haber un sistema y un resultado final (sinergia).

Bibliografía

El enfoque sistémico y sistemático en un proyecto

incae.edu